引言政府应该运用可供使用的资源，尽量为市民提供最佳服务。为达致此目的，政府明白到市民是需要充分认识政府及其提供的服务，以及对个人和整个社会均有影响的政策和决定的依据。
本守则界定拟提供资料的范畴，列出按惯例或因应要求提供资料的方式，并订明尽快发放资料的程序。
本守则授权及规定公务员除有特别理由外，应按惯例或因应要求提供资料。这些理由载列于第2部。若拒绝任何索取资料的要求，通常会提述这些理由。
任何索取资料的要求均会尽快及妥善地获得处理，如有需要，有关人员亦会协助市民阐明其要求，或指示他们向最适当的部门求助。有关的程序会尽量精简。
本守则亦载列有关覆检或投诉的程序，以便市民在认为守则的规定未获适当执行时有所遵循。
第1部适用范围
政府部门
1.1 本守则适用于附件A所载列的所有部门^①。

法庭、审裁处及调查小组
1.2 本守则对法庭、审裁处或调查小组所保存的资料均不适用。就法庭、审裁处和调查小组所进行的聆讯而言，本守则对现时有关披露资料的法规并无影响。
1.3 另一方面，本守则将适用于司法机构政务长辖下所有法院与审裁处的登记处及行政办事处、以及其它审裁处及调查小组的秘书处和行政办事处所保存的其它(即不属于上述1.2段所包括的)资料。
提供资料
按惯例公布或供查阅的资料
1.4 各部门每年均会公布 —
其组织结构的详情
所提供服务的资料
其服务表现承诺及履行各项承诺的进展
此外，各部门亦会公布下述资料，或在适当地点提供这些资料以供查阅—
按类别划分的部门纪录一览表
已公布或以其它方式提供的资料一览表，不论是费或付费后才提供
查阅非按惯例公布的资料的程序及收费
1.5 每当政府首次推出或更改某项公共服务时，负责的部门会公布足够的资料，说明服务的性质或服务有何改变，以及何人会受影响。
应要求提供的资料
1.6 各部门亦会应要求就其政策、服务、决定及职责范围以内的其它事宜，提供额外资料。不过，若要求提供的资料属第2部 所载列的范畴，则可予以拒绝。
法定义务及限制
1.7 本守则对市民查阅资料的既有法定权利并无影响。同样，亦不会影响有关公开资料方面的既有法定限制，而不论这些限制是法定禁令或任何根据普通法或适用于香港的国际协议所引起的义务。
程序
公开资料主任
1.8 各部门会指派一位人员担任公开资料主任，负责促进和监督守则的执行。
索取资料的要求
1.9 市民可以口头或书面方式索取资料。
1.10 如索取的资料可以实时和简单地响应、例如口头作答、提供单张或标准表格，则通常以口头方式提出便可。不过，在有需要或适当的情况下，公务员可要求市民以书面确认他们的口头申请。
1.11 市民可以用书函或附件C所载的申 请表格提出书面要求，并应寄交有关部门的公开资料主任。
响应索取资料的要求
1.12 当局会尽快响应索取资料的要求。
1.13 倘若口头答复或提供标准单张、表格等方式均不能充分满足要求(不论是以书面或口头提出)，则可透过下列方式供给资料 —
提供有关纪录或其部分的副本
提供有关纪录或其部分的抄本
给予合理机会查阅、聆听或察看有关纪录或其部分，或提供有关纪录或其部分的摘要
资料会尽量以原来的形式提供。纪录内若有些资料不可以披露，其余部分通常仍可公开。
1.14 本守则不会强制部门 —
提供该部门未拥有的资料
制订一个从来没有存在的纪录
应要求提供经已公布的资料(不论是费或付费后才提供)，或提供现时可透过收费服务获得的资料。
在这些情况下会尽量指示申请人向适当的资料来源处索取资料。
1.15 不过，某部门若接获索取资料的书面要求，而资料是由另一部门保存，则会代为转介，并通知申请人有关情况。
作出响应的预定时间
1.16 在可能范围内，会在接获书面要求后的10日^②内提供有关资料。如情况不许可，亦会在接获要求的10日内给予申请人初步答复。 届时，作出响应的预定时间会是接获要求起计的21日。
1.17 如要求不获接纳，则会在上文第1.16段所述的时限内通知申请人。
1.18 只有在特殊情况下响应才可超过21日，但应向申请人作出解释。不过，通常不得再延迟超过额外30日才响应。
1.19 为配合第1.20-1.23段所述明有关索取第三者资料的程序，或 如申请人未有按照第1.24段支付所征收的费用，这些预定时间在有需要时可予延长。

第三者资料
程序及时间表
1.20 如索取的资料是为第三者保存或由第三者提供，并从第三者明确知道或获得暗示不会进一步披露。但如有关公务员认为，为了公众利益或须披露这些资料，有关人员会告知该第三者，请他表示同 意或就反对披露这些资料作出陈述，并会要求他在30日内作出响应 ，或应要求给予他一段较长而合理的时间以作出响应。
1.21 经该第三者同意后便可披露有关资料。
1.22 假如该第三者就反对披露作出陈述，或未有在规定时间内作出响应，有关人员会以披露资料的公众利益超过可能造成的伤害或损害为理由， 决定应否披露资料，并会通知该第三者有关的决定。
1.23 如决定有关资料应予披露，便会通知该第三者，表示会在通知日期起计的30日后披露这些资料。

收费
1.24 处理索取资料的要求需要使用资源，因此各部门可能会按照提供所需资料的成本，向使用这项服务的人士收取费用，而有关资料会在所需的费用缴清后才发放。
覆检
1.25 任何人如认为某部门未有遵照守则的规定，可要求该部门覆检有关情况。 上文第1.16至1.19段所载的作出响应的预定时间，也适用于各项覆检的要求。
1.26 任何人如认为某部门未有适当执行守则的规定，亦可向申诉专员投诉。申诉专员的地址如下 —
香港干诺道中168-200号
信德中心招商局大厦30楼
电话号码 ：(852) 2629 0555
传真号码 ：(852) 2882 8149

第2部
可拒绝披露的资料
2.1 部门可拒绝披露资料，或可拒绝就是否有资料一事加以证实或否认，而在拒绝提供资料时，通常会提述下文所列类别和理由。
2.2 凡本部提及的「伤害」或「损害」，包括实际造成的伤害及损害 ，以及可能或有理由预期会造成的伤害及损害。在这些情况下，有关部门会考虑披露资料的公众利益是否超过可能造成的伤害或损害。
防务及保安
2.3 (a) 资料如披露会令本港的防务受到伤害或损害。
(b) 资料如披露会令本港的保安受到伤害或损害。
对外事务
2.4 (a) 资料如披露会令对外事务或与其它政府或国际组织的关系受到伤害或损害。
(b) 资料是在保密情况下从其它政府、其它司法管辖区的法庭及国际组织取得或在保密情况下送交这些政府、法庭及国际组织的。
国籍、出入境及领事事宜
2.5 (a) 与出入境或国籍事宜有关的资料。
(b) 资料如披露会令国籍、人事登记、出入境或领事事宜的行政管理或代表其它政府执行的领事工作受到伤害或损害。
执法、法律诉讼程序及公众安全
2.6 (a) 资料如披露会令司法包括进行审讯及执行或施行法律的工作受到伤害或损害。
(b) 资料如披露会令法律诉讼程序或任何曾经或可能会在审裁处或 调查小组进行的程序或所作的公正裁决受到伤害或损害，而不论这些调查是否公开进行或这些资料是否曾经或可能会在上述程序中考虑予以披露。
(c) 资料是与已审结、终止或延缓的法律诉讼程序，或与引致或已可能引致法律诉讼程序(无论是刑事或民事诉讼程序)的调查有关。
(d) 因法律专业特权而获在法律诉讼程序中提交的资料。
(e) 资料如披露会令防止、调查及侦查罪案及罪行，以及逮捕或检控罪犯的工作，或任何羁留设施或监狱的保安受到伤害或损害。
(f) 资料如披露会令维持安宁、公众安全或秩序、或保障财物的工作受到伤害或损害。
(g) 资料如披露可能会危害他人(无论该人是否在香港)的生命或人身安全，或可能会透露为保安目的或为执行或施行法律而在保密情况下提供的资料或协助的来源。
对环境的损害
2.7 资料如披露会令环境、稀有或濒临绝种生物及其生长的自然环境受到损害的可能性增加。
经济的管理
2.8 资料如披露会令货币政策的推行、维持金融市场稳定，或政府管理经济的能力受到伤害或损害。
公务的管理及执行
2.9 (a) 资料如披露会令部门的谈判、商业或合约活动，或批准酌情补助金或特惠补助金的工作受到伤害或损害。
(b) 资料如披露会令政府的竞争条件或财政状况或物业利益受到伤害或损害。
(c) 资料如披露会令部门妥善而有效率的运作受到伤害或损害。
(d) 资料只透过不合理地使用部门的资源才能提供。
内部讨论及意见
2.10 (a) 为行政会议 拟备的文件，以及行政会议的会议和审议工作 纪录。
(b) 资料如披露会妨碍政府内部的坦率讨论，以及给予政府的意见。这些资料可包括—
(i) 任何政府内部会议或政府咨询组织的会议纪录；
(ii) 政府官员或顾问向政府提出的看法、意见和建议，以及为政府所作的咨询和审议。
公务人员的聘任及公职人员的委任
2.11 对公务人员的管理工作会造成伤害或损害的资料。
不当地获得利益或好处
2.12 资料如披露可能会导致不当地获得利益或好处。
研究、统计及分析
2.13 (a) 如披露不完整或未完成的分析、研究或统计有关的资料，可能会令人产生误解，或剥夺有关部门或任何其它人士发布资料的优先权或商业利益。
(b) 只为编制统计数字或进行研究而保存的个人、公司或产品有关资料，而这些资料并不会在研究报告或已公布的统计数字中提述。
第三者资料
2.14 (a) 资料是为第三者保存或由第三者提供，并从第三者明确知道或获得暗示不会进一步披露。但如第三者同意或披露资料的公众利益超过可能造成的伤害或损害，则可予以披露。
(b) 资料是由第三者私下提供，如向资料所述的当事人披露，会伤害当事人或任何其它个人的身体或精神健康，或只应由合适的第三者向其披露。
个人私隐
2.15 与任何人(包括已身故人士)有关的资料(除了向资料所述的当事人或其它合适人士披露外)，除非 —
(a) 披露这些资料符合搜集资料的目的，或
(b) 资料所述的当事人或其它合适人士，已同意披露资料，或
(c) 法例许可披露资料，或
(d) 披露资料的公众利益超过可能造成的伤害或损害。
商务
2.16 资料如披露会令任何人士的竞争条件或财政状况受到伤害，其中包括商业、金融、科学或技术机密、贸易秘密或知识产权等方面的资料。
过早要求索取资料
2.17 即将公布或因已预定公布或发表而不宜提前披露的资料。
法定限制
2.18资料如披露会 —(a) 抵触任何适用于香港的法律，或
(b) 违反任何根据普通法或适用于香港的国际协议而引起的义务。
附件A
(二○○三年七月一日)
本守则对下述政府部门适用
(如需要关于各部门公开资料主任的联络资料，请在有关部门的名称上按一下。)
渔农自然护理署
司法机构政务长辖下所有法院与审裁处的登记处及行政办事处
建筑署
审计署
医疗辅助队(部门)
屋宇署
政府统计处
民众安全服务处(部门)
民航处
土木工程署
公务员事务局
公务员培训处
工商及科技局
公司注册处
政制事务局
惩教署
香港海关
机电工程署
环境运输及工务局
环境保护署
财经事务及库务局
消防处
食物环境生署
行政长官办公室总务室
政府飞行服务队
政府化验所
政府物流服务署
政府产业署
生福利及食物局
路政署
民政事务局
民政事务总署
香港辅助警察队
香港金融管理局
香港天文台
香港警务处
房屋及规划地政局
房屋署
入境事务处
廉政公署
政府新闻处
信息科技署
税务局
创新科技署
知识产权署
投资推广署
公务及司法人员薪俸及服务条件咨询委员会联合秘书处

劳工处
土地注册处
地政总署
法律援助署
康乐及文化事务署
海事处
保险业监理处
电讯管理局
政务司司长及财政司司长办公室
破产管理署
规划署
邮政署
香港电台
差饷物业估价署
选举事务处
投诉警方独立监察委员会秘书处
公务员叙用委员会秘书处
保安局
社会福利署
学生资助办事处
影视及娱乐事务管理处
拓展署
香港特别行政区政府驻北京办事处
工业贸易署
运输署
库务署
大学教育资助委员会秘书处
水务署

附件B
纪录的定义
纪录主要包括书面形式的文件，以及 —
(a) 任何书籍、地图、图则、图表或图样；
(b) 任何照片；
(c) 任何卷标、记号或其它文字，用以识别或描述任何对象，且为该对象的构成部分，或以任何方法附连于该对象者；
(d) 任何收录声音或其它资料(视像除外)的磁盘、磁带、声带或其它装置，并能(借助或毋须借助其它设备)予以回放者；
(e) 任何收录一个或多个视像的胶卷、底片、磁带、缩微胶卷、缩微胶片、光盘只读存储器或其它装置，并能(借助或毋须借助其它设备)予以回放者；及
(f) 凡标上任何文字、数字、字母或符号的对象，且能向熟悉该等文字、数字、字母或符号的人士传达明确意义者。

修订日期：二○○三年九月十五日
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本附件会在守则扩大适用范围时作出修订。
①「部门」一词包括任何部门、局、队、服务、组、秘书处或其它政府机构，不论其称谓为何。
②「日」一词在守则内是指「历日」。