各区（县）档案局馆、各市级机关档案部门：
 
为贯彻《上海市行政规范性文件制定和备案规定》（市政府18号令）、《上海市政府信息公开规定》（市政府19号令），促进政务公开和档案馆公共服务，现就做好本市行政规范性文件（以下简称规范性文件）开放阅览服务工作通知如下：
 
一、提高认识，明确任务，增强做好规范性文件开放阅览服务工作的自觉性
 
2003年12月28日、2004年1月20日，韩正市长先后签发市政府18号令和19号令。这两个政府规章明确规定，市和区（县）档案馆是同级人民政府指定查阅规范性文件的场所，应当提供同级人民政府及其工作部门和乡镇人民政府发布的规范性文件，供公众查阅；市政府公报应当备置于各区（县）政府办公地点的适当场所、市和区（县）档案馆、公共图书馆，方便公众免费查阅。这是本市政府转变管理职能，实行政务公开，强化公共服务，推进依法行政的一个重要举措。贯彻实施这两个政府规章，对于建立公正透明的行政管理体制，保障公民、法人和其他组织的知情权利，监督政府依法行政具有十分重要的意义。各级档案部门一定要从推进政治文明进程，体现执政为民本质，拓展档案馆公共服务功能，促进档案事业发展的高度充分认识执行这两个政府规章的重要意义，认真学习，深入领会，明确职责，增强贯彻执行的自觉性和紧迫性。市和区（县）档案馆要尽快研究制订行动计划和实施方案，总结近年来“现行文件”阅览服务经验，进一步完善机制、规范管理、优化服务，切实做好规范性文件开放阅览服务工作，为政府履行公共服务职能作出应有的贡献。
 
二、主动联系，认真收集，不断丰富馆藏规范性文件
 
档案部门开展规范性文件阅览服务工作，首先必须及时、完整地收集规范性文件。18号令规定，政府工作部门及其派出机构将规范性文件报送同级人民政府备案时，应同时抄送市或区（县）档案馆；乡镇人民政府将规范性文件报送区（县）人民政府备案时，应同时抄送所在区域的区（县）档案馆。市和区（县）档案馆应当抓住这一法规依据，大力加强规范性文件的收集工作。明确责任部门和人员，主动加强与各有关部门联系，及时收集规范性文件和政府公报，继续收集法律法规、政府规章、业务规范、技术标准、部门年报、史志年鉴等资料和政务信息，并进行必要的整理编目，为文件阅览工作提供坚实的基础。各机关档案部门要积极协助本机关办文部门及时向有关档案馆抄送规范性文件。为便于文件的公众查阅，各有关部门向档案馆抄送规范性文件时，应提供正式文本2份、电子文本1份、起草说明1份。
 
三、开设窗口，优化服务，切实做好规范性文件提供利用工作
 
查阅规范性文件是公民、法人和其他组织的法定权利，档案馆是政府指定查阅规范性文件和政府公报的场所，因此，市和区（县）档案馆必须依法向公众开放规范性文件和政府公报，认真实施好这项民心工程。尚未开展规范性文件开放阅览服务的档案馆务必在2004年5月1日前开设专门阅览窗口。市和区（县）档案馆要改善阅览环境，简化查阅手续，编印服务指南，开放文件目录，优化阅览服务。设在党委、政府大院内的档案馆，有条件的应另辟便于公众出入的阅览场所。要加快规范性文件数字化处理，在档案馆阅览窗口、政务内网和政府外网上提供机读文件目录查询，逐渐过渡到计算机全文浏览。要实行每周5天40小时，逐步过渡到7天56小时的接待服务。加强对利用信息的登记、分析和研究，加强与政府有关部门的沟通，深入做好服务工作。要建立健全规范性文件和政府公报的收、管、用工作机制，环环相扣，无缝衔接，高效运行。要加大面向社会的宣传报道力度，加强总结、简报等信息工作，扩大社会知晓度和受众面。要积极开展城市文明窗口的创建活动，热情接待，耐心服务，有序管理，不断提高服务水平。
各有关机关档案部门要主动参与本机关信息公开工作，编制信息公开指南和目录信息，做好公开信息的接待查阅工作。
 
四、加强监督，积极协调，促进规范性文件开放阅览服务工作的顺利开展
 
贯彻两个政府规章，做好规范性文件开放阅览服务工作，是本市档案部门围绕大局、服务百姓，积极创新档案工作服务机制的一项重要任务。全市档案行政管理部门应当认真履行监督、指导和服务职责，修改完善“现行文件”抄送和收集办法，指导机关档案部门参与信息公开工作，协调做好规范性文件的抄送和提供利用工作，督促档案馆开放规范性文件阅览服务，及时发现并帮助解决问题，总结经验，推广先进。各区（县）档案局应于今年上半年向市档案局报告贯彻两个政府规章的情况。市档案局将于今年下半年对档案部门的贯彻情况进行专项检查，以促进规范性文件开放阅览服务工作的顺利开展。
 
 上海市档案局
2004年2月26日