东北师范大学学生档案管理办法

第一章 总　　则

第一条　高校学生档案是人事档案的重要组成部分，是学生管理工作和选派毕业生的重要依据。为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、中组部《干部档案工作条例》和《东北师范大学档案工作管理办法》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本办法。

第二条　学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律和法规，确保学生档案的完整、准确与安全。学生档案管理相关部门要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，学生档案管理人员应具有较高的政治素质和业务素质。

第三条　学生档案管理要有良好的保管利用条件，有专门的管理机构、专门的档案库房和规范的档案装具。学生档案库房应保持适宜的温度和湿度，以利于学生档案的有效保管。

第四条　学校对全校学生档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。对于利用学生档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第二章　学生档案工作网络和工作分工

第五条 学生档案管理工作由学校主管学生工作的副书记直接领导，各院、部、所党总支副书记主管，各院、部、所学生辅导员具体负责。

第六条 学生档案由学校档案馆负责统一管理，其主要职责是：根据教务处、学生处、研究生院提供的新生电子信息数据库和新生名册，统一制作写有学号和姓名标签的档案袋、接收档案明细表，按时建立新生档案；及时收集在校期间形成的零散材料归档；热情接待校内外查、借、阅档案人员；安全迅速、准确无误地转递毕业生档案等。

第三章 档案收集范围

第七条 本科生档案收集范围

1. 新生入学档案材料：高等学校招生报名登记表（招生信息电子档案、高考成绩单、体检表等报考材料）；高中毕业生登记表（毕业生家庭调查表、思想品德考核表、高中成绩记录表、体能测试记录、体育合格登记表）；参加党、团组织的材料等。

2. 在校期间形成的档案材料：学生登记表、学籍变动申请表、军训成绩登记表、奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀党、团员登记表和其它奖惩材料。

3. 毕业档案材料：高等院校毕业生登记表、大学历年成绩表、毕业实习成绩报告表、体检表、优秀毕业生登记表、毕业生就业报到通知书、奖惩和参加党、团组织等其它材料。

第八条 研究生档案收集范围

1. 硕士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读硕士研究生登记表、体检表等有关报考材料和大学本科期间应有的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科期间档案及工作档案均可）。

2. 博士研究生入学档案材料：招生信息电子档案；报考攻读博士研究生登记表、专家推荐书、体检表等报考材料以及本科、硕士期间形成的档案材料（定向、委培、在职研究生根据单位意见调或不调本科、硕士期间档案和工作档案均可）。

3. 在校期间形成的优秀学生、优秀学生干部、优秀论文等获奖材料、处分材料、已转正的入党志愿书及相关材料。

4. 毕业档案材料：毕业硕士、博士研究生登记表、学习课程成绩记录表、攻读硕士、博士学位，学位审批的有关材料、毕业研究生就业报到通知书、优秀毕业研究生登记表、入党、团等其它材料。

四、学生档案的移交程序

第九条 新生入学档案材料：新生档案由各院、部、所在新生入学后由辅导员负责收集。九月初到档案馆人事档案室领取统一的档案袋、新生档案接收明细表。根据收集范围认真核对，必须归档而短缺的材料应作好记录，及时通知本人查找催要。移交人事档案室时要严格履行交接手续，档案馆检查核对后双方签字。每年11月30日前必须完成新生档案移交。

第十条 零散材料的归档：在校期间形成的学籍档案材料、奖惩材料、党团材料以及缺失补交的材料应及时送交档案馆人事档案室归档，并填写零散材料记录交接表。

第十一条 毕业生档案材料：毕业生材料由各院、部、所按照归档材料范围认真核对，按档案馆规定好的时间到档案馆进行装档、密封、邮寄。