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外事档案立卷规范

一、外事档案工作的基本原则
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备，为全文数字化处理作好技术保障。
2．学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
3．外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
4．外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的岗位职责，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
5．外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、整理、归档。
6．努力实现外事档案的信息化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定
1.  确定的原则
1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2．归档的主要内容和重点
1）归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围和保管期限表》。
2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生学习和工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3）外国赠送学校有保存意义的纪念品、礼品；不宜长期保存的，可存影印件和清单。
3．不归档的材料
1）上级关于外事工作普发(不专指本校)、不办的文件。
2）未定稿的各种文件。
3）未生效的合同、协议书。
4）无查考利用价值的一般性、临时性函件。
5）重份文件，校内各单位发来的文件。
6）与校外单位交换来的材料。
以上不归档的某些材料，可有选择地作为资料自存。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程
1．形成积累
1）学校外事管理部门是全校外事管理、涉外教学、科研活动材料的立卷部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的其它单位的各种外事文件材料收集，汇总整理组卷，按规定向学校档案部门移交。
2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3）外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
4）凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交由外事管理部门验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。
2．整理组卷
1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，按问题进行整理，同一问题组成一案或数卷。
2）对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料，上级针对性管理文件，请示报告与批复，与国外往来信函等，按自然年度分别组卷；国内和国(境)外活动期间形成的材料，以及派出回国后的综合性材料，按活动内容组卷；
3）卷内密不可分材料排序规则：正件在前、附件在后，印件在前、原稿在后，批复在前、请示在后。
4）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。
5）外事文件材料，装订成卷装盒保管。
6） A4为标准纸型规格。幅面大于卷皮的文件材料用手风琴式折叠。配套声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状另行专类专柜保管，须要标明相应文字材料档号作为参照号。
7）文字页面定位。装订成卷的外事材料，无论单面或双面，只要有书写符号面，每面均为一页，每卷页号从1 开始，页号位置在非装订线一侧的上角。以，以件为单位装盒(袋)装保管的外事材料，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。
8）拟写案卷标题，借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，应准确地概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。中文案卷标题控制在50个字符之内，外文案卷标题控制在100个字符之内。
9）借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中，实体分类号与所在案卷的实体分类号一致；件号：卷内文件先后顺序的序号；文号：文件制发机关的发文字号；责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者；题名：即文件标题，应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。同时，将对应的电子全文上传到档案管理系统中；日期：文件的形成时间，可在数据库中选择完成。
10）检查著录及上传全文正确无误后，向档案部门索取案卷号，打印目录、封面及备考表。
11）填写备考表。其中，本卷情况说明，是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明；立卷人，由组成本卷的责任者签名；检查人，为立卷单位主管档案工作负责人，即对案卷质量进行审核的责任者签名。
12）外事管理部门须按规定，划定卷内文件的保管期限和密级。
13）  采用“四孔一线”法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm，距左侧纸边1.0-1.5cm ，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。卷内文件以左侧和下边对齐为宜。
3．归档验收
1）交接档案必须履行手续。移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
2）移交材料：档案实体、移交目录封面及领导反馈意见（从档案馆主页下载）移交目录（即竖版“案卷目录”）一式两份，全引目录一式一份。
3）外事档案在次年5月底前归档。

四、外事档案的管理
1．分类编号
1）按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号(可从档案管理系统中选择）。
2）外事档案档号＝年度号+外事档案分类号+案卷号
编号模式： 20XX—WS00—1..n
20XX ---年度号，年度按自然年度，留学生按入学的年度(“级”)；
WS ---外事档案一级类目代号，00----外事档案二级类目代号；
1..n ---案卷号，案卷号按最下位类目流水。
2．编目
1）档案部门整理合并电子数据后，打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序，为每个案卷实体编写档号。
2）每个档案装具脊背要标注档案号，位置下端距装具底边40毫米。
3）编制外事档案专题目录。
3．排架与保管
1）按档号顺序排架。
2）新建的库房，要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。
3）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
4）库房标准温度为14—24~C，标准相对湿度为45—60％。
5）档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
6）案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
7）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。
8）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
4．鉴定和销毁
1）档案部门要按规定进行鉴定
2）档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已期满的档案进行鉴定。
3）在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册, 经分管校长批准后，方可存毁。
4）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
5．统计
1）档案部门要确定专人负责统计。
2）建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按部、省、市主管部门的要求，及时报送各种报表。
3）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

五、外事档案的开发利用
1．档案馆（室）应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2.  借阅
1）凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。
2）利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆（室）存查。
3）对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。
3．咨询服务与编研交流
1）指导利用者使用各种检索工具，了解各种检索方式，认真回答利用者提出的问题。
2）了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。
3）加快数字档案建设，尽快实现计算机汇编与深层次开发档案信息功能，提高外事档案服务功能。

六、外事档案工作岗位责任制
1．分管外事工作的校领导职责
1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作计划.
2）定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。
2．与外事活动有业务联系的各部门领导职责
1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。
2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。
3．学校外事管理部门领导职责
1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。
2）指导本部门专(兼)职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。
3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，按期向学校档案管理部门移交。
4）指导外事档案的鉴定工作。
4．外事管理部门专(兼)职档案员职责
1）在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作。
2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。
3）将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向档案馆(室)移交。
4）完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
5.  学校档案部门职责
1）根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项管理制度。
2）监督、指导、检查、协助外事部门作好科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统。
3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。
4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。
5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

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