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声像档案立卷规范

一、声像档案工作的基本原则
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪、摄像录音和照相机等设备，为全文全像数字化处理作好技术保障。
2．凡反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的照片、录音、录像带、光盘、幻灯片等专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
3．声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
4．声像档案由学校档案馆集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。对于声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室管理。
5．声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
6．要努力实现声像档案的数字化管理，大力开发声像档案信息资源，为本校的建设、发展、宣传与教育服务。
7.  声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

二、声像档案归档范围的确定
1．确定的原则
1）凡归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
2．归档的主要内容与重点
1）归档的主要内容包括综合管理文件、制作项目文件和声像载体材料三个方面，具体范围参见《东北师范大学声像档案归档范围和保管期限表》。
2）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
3．不归档的文件材料
1）不能反映本校工作、活动的声像材料。
2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
3）重份声像材料。

三、声像载体材料部门立卷和归档流程
1．形成积累
1）声像档案实行照像、录制部门立卷归档制度。新闻中心、媒体资源建设等宣传部门和其他声像材料形成部门，均为立卷部门。兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人。其中，本部门形成的纸质材料和照片，必须挂载对应的电子档案；有归档价值的上级文件，必须挂载对应的数字化文档（扫描件）。所有的电子文件必须保证系统的可识别和可利用性。
2）兼职档案员在进行著录和挂载全文信息的同时，对于涉及声像材料中不易公开的信息，须划定密级。
2．整理组卷
1）立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
2）立卷分类
按介质，分为纸质文件材料和声像载体材料。
« 纸质文件材料，指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。
« 声像载体材料，按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
3）立卷分工
   综合管理材料，由宣传部立卷归档。
? 制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位归档。
? 两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。
? 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。 4）归档材料的整理
Œ 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
? 根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
? 照片及底片要有文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者。其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
? 声像制作材料和声像制品的档号，要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。声像制作的文字材料整理，请参照《东北师范大学党政档案工作规范》中的第三项进行。
? 声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
‘ 声像档案按照活动内容组卷，一事由一卷或多卷的原则。借助“档案管理系统”对声像归档材料进行网上预立卷，并依据责任者、事由、文种三要素拟写每一卷案标题。特殊载体材料的文件标题，必须体现事由、时间、地点、人物、背景、作者六特征。
3．归档验收
1）声像材料形成部门，须在规定时间内向档案部门(含分室)办理移交手续。
移交材料：档案实体，移交目录封面及领导反馈意见（从档案馆主页下载），移交目录（即竖版“案卷目录”代替）一式二份，各执一份备查。
2）声像载体的配套文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。
3）归档时间：综合管理材料，于次年5月底前立卷归档移交；声像载体材料（包括照片），在制作完成、拍摄后的一个月内归档移交。

四、声像档案的管理
1．分类编号
1）按《中国档案分类法--教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号（从档案管理系统中选择）。
2）根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号的二级类目(载体)代号(代码)简表。
3）声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号
编号模式： 20X X—SX00—1～n
20XX ---年度号，为声像档案形成的自然年度；
SX ---声像档案一级类目代号，OO ---声像档案二级类目代号；
1～n ---保管单位号，保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。

附录：声像载体档案二级类目代号简表
      SX11-综合管理文件        SX12-照片          SX13-录音带         SX14-录像带
      SX15-幻灯片    SX16-磁盘          SX17-影视胶片     SX18-缩微胶片      SX19-光盘

2．编目
1）档案部门对接收的案卷，分类合并数据库后，打印声像档案案卷目录及全引目录，作为手工检索工具，配合计算机检索。
2）按照案卷目录，为每个案卷实体标注档号，并在档案装具脊背标注档号，位置距装具底边40毫米。
3．排架与保管
1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
2）照片库房保持温度15—25℃，湿度55—65％。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18—24℃，相对湿度宜35—45％，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。
3）每年定期检查库房的“八防”情况，即防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。定时记录库房温湿度，保持库房整洁。
4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。
5）照片、底片要定期进行橙查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。
6）录像带、录音带、影片等使用完毕后，应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。
7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需30年和永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
8）母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管，并特别标明。
4．鉴定与销毁
1）档案部门要按规定进行鉴定.。
2）档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已期满档案进行鉴定。
3）在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册,经分管校长批准后，方可存毁。
4）销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
5）在销毁方式上，不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁、粉碎等。
5．统计
1）档案部门要确定专人负责统计。
2）建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按部、省、市、校档案部门要求，及时报送各种报表。
3）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

五、声像档案的开发利用
1．借阅
1）学校档案部门（档案分室）应设立或由有关部门设立听音室 (审片室)，提供检索工具或网上查询服务，为利用者查找、阅借声像档案创造条件。
2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。
3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还。需续借者，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。
4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员，在出国前应及时向档案部门清退档案材料。
5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。
6）母带（片）一般不借出，特殊情况需要者，按档案部门规定，经过批准手续方可利用。
2.  咨询服务、指导交流
1）指导利用者使用网络查询技术及各种手工检索工具。
2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍给有关部门，进行定题跟踪服务。
3）了解与本校有关的动态，积极开拓服务领域与服务范围。
4）服务方式要多样性，可复制、出售等。

六、声像档案工作人员岗位责任制
1．学校分管档案工作的校领导职责
1）应加强全校声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学校声像工作发展规划，并列入学校声像工作仪事日程，定期加以研究。
2）关心声像档案的建设与发展，特别是声像档案库房的建设，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。
3）关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。
2．学校声像档案形成部门主管档案工作的领导职责
1）贯彻执行上级有关声像档案工作的方针政策，制定本部门声像档案工作的规划与制度，并组织实施。
2）对本部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查和督促，确保声像档案材料的完整与准确。
3）参与声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案材料。
4）严格执行保密制度，维护声像档案的完整与安全。
5）检查监督本部门相关人员做好防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠工作。
3．声像档案形成部门专(兼)职档案人员职责
1）监督指导和协助技术人员做好声像档案的平时积累工作，收集本部门声像材料，并检查是否完整、准确和系统。
2）整理分类归档材料立卷，在规定时间内向学校档案部门办理移交。
二级音像档案分室，借助“档案管理系统”编目造册，上架或装柜科学管理，并按时向学校档案馆交接归档目录。
4．学校档案部门职责
1）定期或不定期的对学校声像档案形成部门的工作进行检查、督促与指导。
2）对专(兼)职档案人员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

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