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东北师范大学综合档案归档范围及总体归档要求

一、归档范围

      凡我校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录都属于归档范围。包括：党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事活动类、财会类、声像类、实物类、物业类、社保类、名师类档案和资料类。请参见档案馆主页“立卷归档”栏目下的《归档范围》做好本单位材料的收集、分类、整理、立卷著录上传。

二、归档要求

1.   学校各部、处、各学院、研究所（中心）、直属单位等均为档案的立卷部门，应根据本单位文件材料形成规律，分类归口立卷，编制类目。

2.   确保纸质文件与上传电子文件的完整性、准确性和挂载的对应性，保证电子文件正文挂载的可识别性。收文上传其PDF扫描件；发文和报文上传其PDF扫描件及其WORD电子文档各一份；无字号本级文件材料，上传其WORD文档；特殊载体的，如实物类的奖牌、奖章、奖杯等，上传JPG照片（扫描分辩率：300，特别不清晰者可加大）；

3.   电子文件与纸质文件立卷同步完成，内容一致。要求案卷标题拟写准确，并符合责任者-问题-文种三段式。卷内文件著录及全文挂载无误。

4. 各类材料的归档时间
1) 各单位当年的综合性文件材料，在次年的5月底之前，按要求向档案馆移交归档；
2）科研项目，在结项验收后的两个月内向档案馆移交归档；
3）基建项目，在结项验收后的三个月内向档案馆移交归档；
4）实物个件，在获得后的两周内向档案馆移交归档；
5）社保和物业材料，在办理完后的二个月内向档案馆移交归档；
6）“三重”档案（重大活动、重大事件、重大项目），即时收集及时归档；
7）各学院(所)研究生个人学位材料，在学生毕业当年的10月底前移交归档。
8）各学院本科教学分室、研究生教学材料、党政工团和教授委员会会议记录，在12月底前完成前一学年形成材料的立卷归档；
9）各综合分室，在11月底之前完成立卷归档，并向档案馆移交归档目录。

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